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企业合同管理的“道”与“术”

发布时间: 2022-10-17

从企业管理角度来看。

道:即是企业的经营理念、价值观、企业文化;

术:即是企业发展具体的战术、和经营方法。

有道无术,术尚可求也;有术无道,止于术 。

合同从企业成立初便贯穿于企业发展始终,为企业发展中不可忽视的管理内容。


合同的发展演变

“合同”即合为同一件书契,这是“合同”一词的本义。

今天签订的各种合同不过是一张A4纸而已,古代却是实物。清人所著翟灏《通俗编》载:“今人产业买卖,多于契背上作一手大字,而于字中央破之,谓之合同文契。商贾交易,则直言合同而不言契。其制度称谓,由来俱甚古矣。”即是这种食物的真实写照。

企业签订合同的主要目的是为了使双方的沟通合作具有法律依据,在履行合作期间,双方的书面承诺,有法可依,有据可寻,保障合作的顺利履行。


合同管理

合同管理包括企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。

随着经济的发展,企业经营发展的需要,合同的管理方式逐渐无法满足企业的发展所需,企业的经营管理也开始需要更多辅助手段。随之而来的是企业的合同管理内涵也逐渐发展扩大,发生了改变。


同管理之“道”

从合同管理“道”的角度来看,最初的合同管理的主要是保障企业各项交易,防范风险为核心。此阶段还主要为法务部门的核心工作。

但是随着外部环境的发展变化,企业“合同“所涉及的面越来越多,企业的风险也发生了变化。

合规管理

以美国处罚了欧洲企业西门子为转折点。随着西门子公司的贿赂案发生后,企业合规管理逐渐为企业所重视。

中国也因为中兴通讯的合规事件对企业合规监管愈加趋于严格。

内控管理

内控在美国又叫萨班斯法案。在内控管理法案后,美国发生了最大的安然财务造假事件。也是这次事件直接导致巨大的安然公司倒闭。安然公司的首席执行官被判刑12年,服刑11年。这次后,对企业内控要求更加严格。

随后发生的次贷危机,美国把风险管理提到了重要的高度。如何将风险消灭在萌芽状态成为了风险管理的核心工作。

合规管理与内控管理都不可避免的涉及企业的对外交易。而所有交易的载体都是通过合同最终体现。所以合同管理也是企业在合规与内控管理方面必不可少的重要环节。


合同管理“道”的转变

外部环境的变化对合同管理的要求及理念也发生了巨大的变化。合同管理已经不仅仅是促进企业合作交易,如何减少法律风险。而是转变成为了如何辅助企业合规管理、内控和风险管理。其次,面对外部经营环境的变化,如何实利用合同驱动业务,赋能企业经营。


合同管理之“术”

最早的合同仅仅是几页或几十页的A4纸张,用于记录和约定交易细则。

随着信息化、数字化的发展,为了方便不同地区的公司机构统一管理,公司业务逐渐迁移至线上,进行统一的对接和管理。很多繁琐的、重复性的工作则直接交给各类业务系统去实现。大大的减少了工作量,提高了工作效率的同时降低了投入成本。


合同管理“术”的转变

纸质化人工管理

合同管理早期的模式主要是以纸质化审批、盖章;人工存档管理为主的模式。

Excel + 云盘


随着信息化技术发展,合同数量的增加合同管理模式进入到了信息化雏形阶段,合同依旧采用纸质审批存档,但是以电子表格的形式进行统计和借阅管理。

办公信息化初期管理


进入到信息化管理初期阶段,合同管理还是需要依赖人工管理,采用 OA系统审批。此阶段的存档和管理还是以纸质管理形式为主。

信息化快速成长期


发展到信息化快速成长期后,不同部门的合同开始通过相应的业务系统进行审批和管理。但是此时的合同管理方式还是“点”状管理模式。各个系统的合同数据无法共享导致没有发挥起合同的协同价值。

数字化——CLM合同全生命周期管理


随着数字化技术的发展和业务增长的需求。合同管理模式进入到了数字化发展阶段。通过建立合同管理中台,对企业每个合同进行全生命周期的管理,协同和驱动各个部门,实现企业的精细化管理,从而提高企业的核心竞争力。

数智化——CLM合同全生命周期智能管理


合同全生命周期的智能化管理阶段。利用人工智能等技术实现合同全生命周期的智能化管理。


专业的事务交由专业的系统管理

随着信息化的发展,大多数企业的合同管理停留在OA的审批管理和其他业务系统管理中,如此也能实现部分的功能及管理维护,但是带来的潜在“隐患”和效率、成本损失是较难察觉的。

所以导致的结果是每年因合同履约疏漏而引发的大额损失、因合同效率影响的原本可以快速推进的交易。


合同管理的“道”与“术”

企业外部环境的转变对企业合同管理提出了新的诉求。合同管理的内涵和价值也发生了质的转变和提升。

合同不仅是事务性的管理工作,通过全流程的监管,将合同拆分为事前、事中、事后,通过合同的线上结构化,便于纳入企业的整体合规管理和内控管理中

同时,通过合同中台与其他各部门的打通,以合同驱动业务的发展,提高各部门的工作效率,加快协同审批,缩短交易周期即提升资金利用率。

合同数据的线上管理和结构化便于企业做全盘分析,为企业发展提供经营决策的数据保障。

“道“是事物发展规律,“术”是规律指导下的方法。有道无术,术尚可求也;有术无道,止于术 。

“术”要符合“法”,“术”也要基于“道”,只有兼备“道”和“术”才能发展成功。

一家企业想要转型升级发展,必须不断的进行“术”的修炼和改变,不断的进行“道”的思考和转变。进而才能使得企业自身内功得到提升,企业才不会在变革的浪潮中被淘汰。

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