在近期合同管理调研中。一家国内智能制造企业在合同管理痛点调研时表示“履约监管”是目前企业遇到的最大问题。也是影响企业盈利的重要因素之一。
由于所处行业处于快速上升期,业务快速发展带来合同数量快速增长,合同数量庞大,种类多,给合同管理带来巨大挑战。并且该行业产业链条长,从产品研发到落地量产,周期至少4年,与供应商签订的工装补偿类合同、租赁合同等变更频繁,由于周期长,需要全流程的长期跟进。一些履约周期较长的合同,中间人员离职容易导致管理“断层”。由于目前企业仅有OA、SRM、SAP系统,采购合同在三个系统中仅有审批流程,并无用印流程、预算费控、合同履行、合同变更、补充等流程,所以合同存在“断点”式管理。导致该企业因为缺乏有力的履约监管每年清收账款高达近2.5亿元,并且已经持续了近3年。在2021年,制造业与民事诉讼案件接近2000万件,其中因为合同纠纷占比达到了68%之多。其次,目前我国每年合同履约率仅约50%,企业每年由此导致的损失高达6000亿元。企业往往在合同管理的前期即合同签署阶段高度重视,容易忽略合同履约过程中的权利和义务,并且目前的管理方式也难以提供有效的支撑对合同履约全过程进行有效的管控,所以履约风险时常发生。一旦出现合同纠纷才去查找合同,容易错过维护自身权益的大好时机。合同管理的问题大多产生在履约阶段的中期和后期。合同流程与业务流程分离,未实现端到端流程,效率低下。合同履行不规范,无系统支持, 无有效监控手段,导致合同履行出现风险据调研发现,目前有接近90%左右的企业合同管理方式依然处于信息化阶段。大部分企业的合同虽然实现了线上化,但是仅做审批管理,缺乏全流程、全节点的监管。如此导致的是在合同及业务上下线出现断层,效率低,履行及风险识别难,监控难效率低,无法满足合同合规及管控要求。从合同起草、审批、用印、履约、变更、归档等全生命周期管理出发。全流程的规范化的实现在线的统一管理。按履约计划,对履约重要“里程碑”进行提醒和预警,并且提醒节点时间和所需执行材料;按合同形成付款计划、收款计划;应付账款、应收账款台账。系统登记收付款记录和发票。拉通业务、财务和法务部门。保障项目进度、收付款以及合同的履约。通过系统集成、外接第三方数据、完善合同管理制度,针对相对方、合同评审、异常履行状况,实现自动触发风险预警和便捷查询,支持业务决策;以合同管理为纽带,建立合同管理中台,实现端到端的业务系统打通,形成业务流程闭环;逐步完善合同管理制度,赋能业务快速发展,助力数字化改革;实现合同结构化数据管理,通过数据分析辅助企业决策经营。合同履约过程往往漫长,不确定因素多且复杂,只有通过完善的合同全生命周期管理,全流程可视化的对合同进行履约监管。才能减少或避免经济纠纷,减少履约风险损失,使企业的经济利益最大化。